Hoja de pedido para tartas: incluye modelo real

¿Sabes cómo hacer una hoja de pedido para una tarta? Te explico el método que funciona para llegar a todos los pedidos que recibes y no morir en el intento

Si te dedicas a la pastelería o si lo haces de forma ocasional seguro que alguna vez te han pedido algún encargo. La organización es un elemento clave para el buen funcionamiento de tu tiempo, de tu trabajo y de tus gastos. Es posible que en una misma semana tengas varios encargos: tartas de boda, galletas para un evento empresarial, tartas de cumpleaños, algunos cupcakes para un detalle, modelados, flores de azúcar, y un largo etcétera difícil de desglosar.

Además de todo esto, hay que añadirle los detalles de cada encargo: cuánto se ha dado a cuenta, si hay que enviar el pedido, a qué hora es la entrega o si hay que llevarlo a un restaurante. Porque la organización es fundamental, quiero explicarte el método que después de muchas pruebas funciona mejor para hacer una hoja de pedido para un encargo de tarta.

¿Qué es una hoja de pedido para pasteles?

La hoja de pedido es un documento que toda pastelería o cake designer debería tener. La hoja de pedido es la radiografía de cada uno de nuestros pedidos. Es el documento en el que debemos reflejar cada una de las peculiaridades y anotaciones extras de nuestros pedidos.

Para ayudarte, te dejo este ejemplo de una hoja de pedido real.

Estructura de la hoja de pedido para el encargo

La hoja de pedido se estructura en cuatro apartados básicos:

• Datos de la ficha
• Datos del cliente
• Datos del pedido
• Presupuesto del pedido

Te recomiendo que facilites a tu cliente una copia exacta de la hoja del pedido para compartir la misma información. Mi consejo es que la hoja de pedido esté firmada por ti y por el cliente, como un contrato simbólico. Esto le dará profesionalidad a tu negocio y tus clientes se tomarán más en serio tus proyectos.

Los datos de la ficha

Es recomendable que todos los pedidos sigan una numeración. Te será mucho más fácil archivar la hoja de pedido en una carpeta de pedidos. De esta forma los podrás buscar y consultar con mayor facilidad paracualquier duda. En los datos de la ficha, que conforman el encabezado de este documento, debemos escribir el número correlativo del pedido y la fecha en la que se ha realizado.

Los datos del cliente

Cuando tienes todos los datos para ponerte en contacto con nuestro cliente por si pasa algo, debes recopilar todos los datos necesarios del pedido. Lo primero que debes averiguar es qué tipo de pedido quiere hacer tu cliente: una tarta de fondant, un modelado de azúcar, galletas decoradas, cupcakes personalizados, cake pops, tarta de bodas, etc.

Escribe qué tipo de producto quiere y luego dibuja el diseño o adjunta imágenes de inspiración que haya buscado o el mismo cliente te haya facilitado. En las especificaciones debes apuntar el sabor del bizcocho, el relleno y el almíbar si se trata de una tarta o el sabor de la masa y el glaseado si es una galleta, por ejemplo. Aquí deberías apuntar si hay alguna alergia o intolerancia.

El número de raciones o unidades es otro aspecto importante a tener en cuenta cuando se hace un pedido. Finalmente apunta si hay aspectos del diseño que se salen de lo habitual y deben considerarse como un extra a la hora de presupuestarlo, como podría ser por ejemplo, una cascada de flores o un gran modelado en tres dimensiones. Consulta cuánto cuesta una tarta de bodas si necesitas ayuda con los presupuestos para pasteles de boda.

El presupuesto de la hoja de pedido

Esta parte es quizás, la más importante, pues debe quedar bien claro a cuánto sube el pedido de nuestro cliente. Para poder sacar el precio final, debes tener en cuenta varias partidas.

Lo primero es cuantificar el precio por ración o unidad, que variará mucho en función del diseño, y multiplicarlo por el número de raciones o unidades que se hayan pedido. ¿Tienes dudas sobre cuánto cuesta una tarta fondant?. Seguidamente debes tener en cuenta si hay elementos extras del diseño que deban presupuestarse a parte (como ya hemos comentado en el apartado anterior). Debes contemplar también si hay gastos derivado de enviar el pedido o de llevarlo a algún sitio y si además hay trabajo de montaje.

Cuando sepas todas estas partidas, podrás hacer la suma total del pedido y el cliente verá especificado en su hoja de pedido cuál es el coste de cada uno de los servicios por los que va a pagar.

CONSEJO: Cuando aceptes un pedido, pide siempre una paga y señal, para formalizar el encargo. Muchas veces la gente encarga tartas que luego no pasa a buscar. Si pagan una parte con antelación te aseguras de que pasarán a buscar el pedido. Esta paga y señal puedes especificarla en la hoja de pedido.

¿Cómo organizas tus hojas de pedidos de tartas?

Espero que este post más técnico te sea de gran utilidad en cuanto a la organización y la estandarización de los pedidos. Si mecanizas la manera en la que recoges los encargos, no dejarás puntada sin hilo y todo te saldrá rodado. Espero que te haya sido de interés y que apliques esta plantilla para hacer una hoja de pedido de ahora en adelante. Para mí, después de muchos encargos, esta es la hoja de pedido que mejor me funciona.

Marc